GLAVNA KNJIGA Glavna knjiga je osrednje aplikacijsko
področje Vodenja financ v Microsoft DynamicsTM NAV, kjer se knjiži, povzema in poroča
vse finančne informacije.
Ključne prednosti:
- Za seboj pušča popolnerevizijske sledi.
- Omogoča poročanje na podlagi starih podatkov.
- Zneske poročil DDV-ja,letnih poročil in prihodkov lahko v poročilih prikažete v
različnih valutah.
- Določite neomejeno število oblik.
- Avtomatizirajte postopkein tako izboljšajte delovne procese.
Optimizirajte upravljanje s podatki
S spletno integracijo in prilagodljivimi orodji vam aplikacijsko področje Glavne
knjige v Microsoft Dynamics NAV* nudi učinkovita orodja za zbiranje osrednjih knjigovodskih
podatkov o podjetju, knjiženjespecifikacij in drugih pomembnih podatkov na enem
samem mestu.
Spletna integracija pomeni:
- Številke se nenehno posodabljajo.
- S pogledom v globino lahko po vsem sistemu sledite posameznim postavkam, ki so povezane
z določeno številko.
- Vsi uporabniki lahko hkrati vnašajo in knjižijo podatke.
- Vnos odvečnih podatkov je precej zmanjšan.
Prilagodljiva delovna orodja pomagajo pri uporabi podatkov na način, ki ustreza
izbranemu delovnemu okolju. Obstaja več pripomočkov za notranje in zunanje analize,
ki omogočajo širok spekter bruto bilanc in finančnih izpiskov. Delate lahko transakcije
med podjetji (intercompany) in lahko združujete (konsolidirate) domače in/ali tuje
podružnice z organizacijskimi roll-up-i in poročanji. Saldo lahko filtrirate po
specifičnih kriterijih (po časovnem obdobju, oddelku, projektu itd.). Povsod v aplikaciji
lahko pregledujete in tiskate poročila o zbranih podatkih ali primerjate profitne
centre. Okna, menije in polja lahko prikrojite svojim potrebam.
Poleg tega lahko pregledujete in tiskate poročila v dodatni valuti. Ko ste npr.
konvertirali valuto glavne knjige v evro, še vedno lahko izdajate letna poročila
v katerikoli valuti primerni za vaše stranke: npr. v ameriških dolarjih ali japonskih
jenih. Popolna integracija in prilagodljiva delovna orodja v aplikacijskem področju
Glavne knjige povečujejo učinkovitost delovnih procesov vaše organizacije.
S pogledom v globino do podrobnosti
Možnost pogleda v globino in filtrov spremenijo vaše kontne preglednice iz pasivnih
povzetkov v praktično orodje, ki nudi natančna poročila s popolnoma posodobljenimi
podatki. Ko nastavite kontno preglednico kot želite, ste pripravljeni za iskanje
posebnosti finančnega poslovanja podjetja – s podatki iz obeh - prejšnjega in tekočega
poslovnega leta. Pripravite lahko vse konte, ki jih potrebujete v kontni preglednici
in jih po želji kadarkoli dodajate. Odločite se, katere podatke želite na zaslonu
oziroma v kakšnem zaporedju naj bodo. Vstavljate lahko glave, prazne vrstice in
prelome strani kadarkoli želite. Konte lahko po potrebi seštevate. Kartica konta
glavne knjige omogoča popoln povzetek vsakega konta. Kontne številke, ki vsebujejo
cifre in črke, imajo lahko tudi 20 znakov.
Vpogled v posodobljen saldo in promet
V kontni preglednici lahko vidite vedno posodobljena saldo in promet za vsak konto.
S filtrom jih lahko zružite po datumu, projektu, oddelku, predračunu ali dimenzijah
poslovnih enot. Filtre je mogoče preprosto določati, spremeniti ali preklicati.
Z enim samim klikom na miško, s pogledom v globino, pregledate zapise vseh postavk
glavne knjige, ki sestavljajo dani znesek.
Pregled salda konta GK/vrstice predračunov po obdobjih
ali dimenzijah
Za vsak konto, ki ga nastavite obstaja okno saldo/vrstice predračuna, ki prikazuje
številke salda in/ali dejanske številke za vso kontno preglednico. Vidite lahko
tudi zneske za posamezne konte. Izberete lahko prikaz zneska po dnevih, tednih,
mesecih, četrtletjih, letih ali knjigovodskih obdobjih. Poleg tega lahko filter
datuma združite z različnimi dimenzijami kot so oddelki, projekti ali poslovne enote.
Ko spremenite nastavitve, se številke samodejno posodobijo skladno z vašimi nastavitvami.
Enako preprosto lahko odprete seznam vseh postavk na katerih temelji številka.
Sledite postavkam po vsej programski rešitvi
Vsaka knjižena postavka je zabeležena in s tem omogoča učinkovito sledenje tem postavkam
po vsej aplikaciji. Dostop do zabeleženih postavk glavne knjige je mogoč v kontni
preglednici. Seznam postavk vsebuje podatke o saldu, DDV-ju, učinkovitih dimenzijah
ipd. Vsaki knjiženi postavki glavne knjige je pripisana številka postavke in transakcijska
številka. Skupaj določajo natančno definicijo postavk v aplikaciji. Številke postavk
so temelj dnevnikov glavne knjige. Postavkam je pripisana tudi šifra izvora, šifra
vzroka in uporabniško ime, da je vir postavke vedno zabeležen.
Učinkovito delo v več-uporabniškem okolju
Splošna temeljnica, preko katere knjižimo neposredno v konte glavne knjige, omogoča
prilagodljivo funkcionalnost za obravnavanje mednarodnega poslovanja. Vsem uporabnikom
nudi bliskovit in hkratni dostop do podatkov in zmanjšuje potrebo po ponovnem vnašanju
besedila. Ustvarite lahko neomejeno število temeljnic – npr. za vsakega zaposlenega.
Čeprav lahko zaposleni delajo v svojih splošnih temeljnicah, s svojimi listinami
in številčnimi serijami, lahko vsi vnašajo in knjižijo hkrati. Knjižite lahko v
stolpce zneskov za breme ali dobro ali v stolpce zneskov za knjiženje v dobro kot
negativne zneske. Postavke, ki so bile nepravilno poknjižene, lahko stornirate.
Mogoče je stornirati tako posamezne postavke kot tudi cele temeljnice.
Enostaven prenos podatkov
Iz temeljnic imate neposreden dostop do podatkov v tabelah, kjer izbirate katere
potrebujete za vnos v temeljnice. Podatki se prenašajo neposredno iz tabele v temeljnico.
Mogoč je tudi neposreden dostop do postavk glavne knjige, kartice konta GK in kontne
preglednice od koderkoli v temeljnicah. Uporabite številko konta ali ime za iskanje
za vnos konta v temeljnico.
Manj odvečnega vnašanja
Vsebino polja lahko kopirate v drugo vrstico tako, da ponoven vnos podatkov ni potreben.
Besedilo, ki se ponavlja lahko vnašate iz tabele standardnih besedil. Z uporabo
tabele dodatnih besedil z neomejenim številom vrstic opisujete artikle v zalogi,
resurse in konte GK . Uporabite lahko katerikoli jezik v nadomestnem besedilu.
Številke v poljubni valuti
Možnost večih valut v programu vam omogoča učinkovito mednarodno poslovanje. Številke,
ki jih vnašate v splošno temeljnico, so lahko v katerikoli valuti. Kakor v sistemu
določite valuto in format, tako bodo zneski tudi prikazani. Ko knjižite znesek v
tuji valuti, se uporabi ustrezen valutni tečaj na dan knjiženja. Tečajne razlike
lahko knjižite v ločene konte za realizirane in nerealizirane pozitivne in negativne
tečajne razlike.
Avtomatizacija običajnih postopkov
Transakcije, ki se pogosto ponavljajo lahko učinkovito knjižite s ponavljajočo temeljnico.
Za vsako vrstico v temeljnici določite način obračuna in časovno obdobje.Stalen
znesek določite vrstici ali izberite kako pogosto naj bi se vrstica knjižila s posodobljenimi
podatki.
Dodeljeni zneski
S prerazporejanjem stalnih zneskov, ki so knjiženi v ponavljajoči temeljnici, med
različne konte, oddelke ali projekte, lahko privarčujete čas. Posebne prerazporeditve
lahko določite s številom, odstotki ali vrednostjo.
Preverite temeljnice pred knjiženjem
Microsoft Dynamics NAV nudi sredstva za učinkovito vodenje knjiženja in preverjanja
temeljnic pred knjiženjem. Temeljnica mora biti usklajena pred knjiženjem in
sistem privzeto usklajuje saldo po datumu. Lahko tudi usklajuje saldo po listini. Saldo
vnesenih zneskov se prenaša naprej iz vrstice v vrstico, tako da se neskladja takoj
opazijo.
Poznajte izid še pred knjiženjem
Preden je temeljnica knjižena, lahko vidite kako bodo postavke vplivale na transakcijske
račune. Preverite novi saldo in uredite postavke temeljnice pred knjiženjem. Ustvarite
lahko neomejeno število transakcijskih računov. Pred knjiženjem lahko tiskate testno
poročilo splošne temeljnice, ki se uporablja za beleženje ali pridobitve odobrenj.
Izberete lahko možnost preverjanja sistema ali je saldo temeljnice usklajen pred
knjiženjem postavk. Knjižene postavke se samodejno shranijo v dnevnik, ki ga lahko
tiskate in uporabite za dokumentacijo.Če knjižite postavko z nepravilnimi podatki,
npr. napačnim datumom ali valuto, lahko celo temeljnico stornirate.
Knjižite varno
Knjiženje lahko nadzorujete z omejevanjem dostopa. Omejite lahko na dneve, ko se
knjiženje dovoli in določite te posamezne dneve vsakemu zaposlenemu. To vam nudi
popoln in centralizirani nadzor dostopa do knjiženja.
Avtomatizirajte obdelavo davkov in dokumentacije
Sistem samodejno upravlja z vsemi vidiki davkov in poročili. Na izbiro imate uporabo
prometnega davka ali DDV-ja. Ustvarite lahko beležke o prodaji, ki služijo napovedi
dohodnine in vključujejo podatke o davčnih pravilih in številkah. Z Microsoft Dynamics
NAV lahko različne vrste izdelkov knjižite z različnimi davčnimi odstotki. Omogoča
ločene konte nabave in prodaje za vsak DDV oz. Prometni davek, če je potrebno.
Določite knjigovodska obdobja
Določite začetek poslovnega leta na katerikoli dan in lahko ga razdelite na več
knjigovodskih obdobij. Obdobja se lahko uporabljajo za predračune, statistike in
poročila. Na koncu poslovnega leta obdelava Zapri izkaz uspeha prenese letne rezultate
v saldo in postavi vse konte izkazov uspeha na ničlo. Knjižite lahko tudi postavke
glavne knjige zaprtega poslovnega leta. Te postavke so označene kot postavke lanskega
leta. Poleg določanja obdobij za zapiranje poslovnega leta, lahko določite še skupino
filtrov in tiskane rezultate za določeno obdobje v danem trenutku.
Izberite valuto za standardna poročila
Microsoft Dynamics NAV ima veliko prilagodljivih lastnosti, ki vam pomagajo pri
delu z edinstvenimi okoliščinami, ki jih prinese implementacija evra. V Glavni knjigi
lahko obdržite evro kot temeljno valuto in izdajate poročila v drugih valutah. Glavna
knjiga vsebuje tudi vsa standardna poročila za vse vidike knjigovodstva in poslovanja.
saldo s predračunom, saldo tekočega leta, predračun, temeljnice, dnevniki, kontni
načrt in podrobna bruto bilanca, prometni davek ali DDV, kontna preglednica, knjiženje
med podjetji ter konsolidacija in finančni izpiski.
Naredite prilagojena poročila
S kontnimi preglednicami lahko določite in oblikujete neomejeno število alternativnih
poročil s podatki iz Glavne knjige. Če imate npr. kontno preglednico s prometom
in predračunom, boste morda želeli določiti nov stolpec, kjer se bo izračunala razlika
med tema dvema. V kontni preglednici združite konte in skupne zneske iz kontnega
načrta, da dobite točno tiste podatke, ki jih potrebujete. Ustvarite lahko neomejeno
število preglednic in jih shranjujete v tabelo, tako da ni potrebno izvesti vseh
postopkov še enkrat, v primeru ko zopet potrebujete te specifične podatke. Izvažanju
številk v drugi program s preračunavanjem v vrsticah in stolpcih preko standardnih
aritmetičnih znakov (*,/,+,-) se lahko izognete. V vsakem stolpcu izberite ali želite
pregledovati ali tiskati promet, saldo, začetni saldo, do danega datuma, tekoče
leto, ali preostanek leta. V vsaki vrstici se odločite ali želite sešteti paleto
kontov Glavne knjige in ali naj bo vrstica seštevek drugih vrstic. Vsakokrat ko
poročilo pregledate ali natisnete, program izračuna in posodobi stolpce, ki ste
jih določili. Uporabite lahko filtre za datum, oddelek, projekt in dimenzije poslovnih
enot. Pogledate lahko prednastavljene ključne indikatorje učinkovitosti (KPI) z
uporabo preprostega diagrama in pogledate v globino za podrobnosti.
Ustvarite podrobne predračune
Razčlenite vsak konto Glavne knjige in vsak znesek v kontnem načrtu in ustvarite
predračune. Ko ste v matričnem oknu ustvarili predračun, lahko natisnete saldo primerjan
s predračunom, ki kaže odstopanja v odstotkih. Predračun določite na dan, teden,
mesec, četrtletje, leto ali na katerokoli želeno knjigovodsko obdobje. Predračune
lahko ustvarite za leta vnaprej in temeljijo lahko na oddelkih, projektih ali poslovnih
enotah. Število predračunov, ki jih določite na posamezna obdobja ni omejeno in
izviren predračun lahko vedno primerjate z neomejenim številom predelanih predračunov.
Spremembe številk so zabeležene za vsak predračun in zbran je povzetek sprememb,
ki jih prepoznamo po dimenzijah. Predračun lahko kopirate v celoti ali deloma v
drugo obdobje, oddelek, projekt ali podjetje.
S funkcijo Navigate pregledujte listine po vsej
programski rešitvi
Navigate (Krmari) je orodje v Microsoft Dynamics NAV, ki olajša vsakodnevno delo
knjigovodjem in zaposlenim. Ko kliknete gumb Navigate, se odkrije paket zabeleženih
postavk glavne knjige z isto številko listine in datumom iz različnih aplikacijskih
področij. Možnost Navigate nudi hiter in enostaven način pregledovanja dokumentov.
Združite finančne izkaze podružnic
Ta funkcionalnost pomaga pri prilagajanju finančnih izkazov posebni strukturi podjetja.
Konsolidirajte domače ali tuje podružnice, ali pa oboje. Drugačne strukture kontnega
načrta se v Microsoft Dynamics NAV konsolidirajo v spojeno ali matično podjetje.
Microsoft Dynamics NAV konsolidira na osnovi oddelkov, po projektih ali skupinah
(konsolidirana podjetja). Npr. prevedete lahko finančni izkaz tuje podružnice zuporabo
tečaja na dan transakcije. Obvlada tudi delna lastništva, različna poslovna leta
in težave tečajnih razlik za tuje podružnice. Eliminacije iz podjetij lahko opravljate
tudi v temeljnici. Obstajajo posebna poročila, ki pokažejo učinek eliminacij pred
knjiženjem. Poleg tega se podatki iz podružnic lahko za konsolidacijo izvažajo v
skupinskem finančnem izkazu.
Privarčujte prostor v zbirki podatkov
Podatki zaključenega poslovnega leta se shranijo v zbirko podatkov in so lahko vključeni
v saldo in statistiko kadarkoli želite. Če želite v zbirki podatkov več prostora,
lahko del podatkov skrčite. To storite s kompresijo več postavk glavne knjige v
eno. Podatke npr. hranite v celoti za mesec ali po kontih. Sami določite kriterije
za kompresijo. Odločite se, če želite obdržati različne dimenzije na knjiženih postavkah.