VREDNOTENJE VAŠEGA SISTEMA ERP
Številna podjetja pri vrednotenju učinkovitosti
poslovnih aplikacij začnejo z dobrimi nameni in potem zaidejo v slepo ulico. Če
je tudi v vašem podjetju tako, morda potrebujete le boljši načrt.
Pregled
Čeprav številna podjetja v raziskavo, analizo in izvedbo nakupa ERP (Enterprise
Resource Planning) vložijo ogromne količine časa in denarja, pa samo na hitro preverijo
(če sploh), kako dobro aplikacija po namestitvi dejansko deluje. To pa je velika
napaka. "Veliko podjetij se osredotoča samo na izbiro pravega izdelka, "Če pri tem
ne vzpostavijo specifičnih meril učinkovitosti, je zelo težko napovedati, ali izdelek
deluje tako, da ustreza svojemu namenu, in odpraviti vrzeli v delovanju."Ker je
tehnologija ERP zelo draga, se vam morda zdi čudno, zakaj več podjetij ne uvede
temeljitega pregleda nad dejanskim stanjem. Razlogi so različni: od premajhne vpletenosti
višjih direktorjev do bojazni, ali bo projekt zaživel tako, kot je obljubljal —
in čigave noge se bodo opekle, če ne bo. Presenetljivo se temeljit pregled dejanskega
stanja vedno preskoči, ker nihče natančno ne ve, kaj sestavlja uspešen program ERP.
Če niste prepričani, kaj je ERP, niste edini. Odgovor je odvisen od osebe, ki ji
zastavimo vprašanje. Na tehnološki ravni programska oprema ERP integrira oddelke
in funkcije podjetja v enojni program, ki se izvaja v zbirki podatkov, kar je dragocen
korak naprej pri izboljšanju učinkovitosti, ker integracija pospešuje Upravitelj
človeških virov bi lahko ERP definiral kot nekaj povsem drugačnega, npr. kako zaposleni
komunicirajo med seboj. Toda namen ni, da vas zasujemo z definicijami. Kakršno koli
metodologijo za merjenje svojega ERP že uporabljate: biti mora skladno uporabljena
po vsej organizaciji v določenih točkah, ki spremljajo implementacijo. Če ne, goljufate
svojo analizo. Pogostost vrednotenja je odvisna od velikosti organizacije in od
globine spremembe programske opreme. Tipično se preverjanje dogaja na polovici implementacije,
nato na treh četrtinah postopka implementacije in po dokončani implementaciji. Potem
pa se vrstijo preverjanja v 3-, 6- in 12-mesečnih intervalih
Kako vrednotiti uspeh
Idealno bi bilo, da pripravite visokonivojski zemljevid sistema pred implementacijo
aplikacij ERP, ki priporoča izris diagrama celotnega aplikacijskega sistema podjetja,
v katerega ne smete pozabiti dodati podatkovnih skladišč' in samostojnih aplikacij,
kot so Microsoft Excelove preglednice, pa tudi elektronske in rane integracijske
povezave. "Da boste v novem okolju programske opreme lahko izrisali podoben zemljevid,
morate natančno vedeti, kakšno je trenutno stanje. Tako boste lahko ugotovili, kje
se pojavljajo določene vrzeli, in pripravili nart za sočenje z njimi.".
Priprava specifičnih meril glede na panogo
"Teh številk ni mogoče potegniti iz zraka, ni dovolj, če rečete: V svojem klicnem
centru bi rad videl 10-odstotno številčno rast, - ta merski kriterij resnično ni
pomemben. Recimo, da vodite center servisne službe za kupce verige pohištvenih trgovin
na debelo. Ugotovili ste, da področju obračanja zalog nujno potrebuje izboljšave.
Kot ve vsak prodajalec ali distributer, prevelike zaloge zavzemajo preveč prostora,
izdelki se na prodajnem oddelku hitro postarajo in prisiljeni boste v to, da boste
morali močno spustiti cene samo zato, da se boste znebili zalog. Preden boste primerno
ocenili, kako dobro se obnese vaše upravljanje z zalogami, boste morali ugotoviti
industrijski kazalec za zaloge.""Priskrbite si cim več merilnih točk. Včasih lahko
podatke kupite pri industrijskih združenjih; včasih pa so na razpolago iz vladnih
virov. Te številke boste potrebovali, da boste lahko določali natančna merila učinkovitosti.
Če vaša merila učinkovitosti vključujejo izboljšave na področju upravljanja z zalogami,
boste potrebovali določene industrijske kazalce, ki bodo prikazali, kako dobro v
primerjavi s standardi programska oprema deluje. V nasprotnem primeru, lahko ugotovite
20-odstotno izboljšavo na področju obračanja zalog, vendar če vas v številkah vaši
tekmeci premagujejo, vaša programska oprema ne izpolnjuje svojih potencialov in
prav tako tudi vase pohištveno podjetje ne."
Izvajanje rednih preverjanj implementacije
Porabili ste denar. Sedaj pride na vrsto težko vprašanje: Kako vaša aplikacija ustreza
zahtevam? Odgovor lahko dobimo le s sistematičnim in strogo urejenim pristopom k
meritvam ROI. Da bi bil učinkovit, mora preverjanje tehnoloških revizij potekati
na vseh ravneh, vključno z višjim vodstvom. Seveda obstajajo tveganja, saj se nihče
ne želi soočiti z možnostjo, da aplikacija ne bi ustrezala zahtevam.. Vendar: če
se vaša revizija tehnologije ERP osredotoča le na dosežke v proizvodnji, na primer
na to, koliko korakov je potrebnih, da izpolnite nalepko. prejemnika, ne dobite
prave slike sistema ROI. Revizija bi morala upoštevati tudi to, kako dobro zaposleni
uporabljajo programsko opremo. Jim pomaga, da lažje opravljajo ključna opravila?
Kako hitro se jim zdi, da so obvladali programsko opremo? Ste jim olajšali komunikacijo
s sodelavci, podajanje informacij ali rešili izzive? Te značilnosti je zelo težko
oceniti. Veliko strokovnjakov svetuje, da se implementacija uporabe izvede takoj
po usposabljanju in se enkrat čez šest mesecev"Bodite previdni, kako zaposlene sprašujete
o tem, kako uporabljajo programsko opremo." "Več vam bodo povedali, če bodo vedeli,
da jih zaradi njihovih odgovorov ne boste obsojali." Zaposlenim zagotovite, da jih
sprašujete zato, da boste v prihodnje lažje načrtovali usposabljanje ali izboljšali
postopke, ki temeljijo na njihovem delu. V nasprotnem primeru lahko zgodi, da so
s programsko opremo pretirano zadovoljni, ali pa lahko, ne da bi v celoti poznali
njene možnosti, opuščajo programsko opremo, češ da je slaba izboljšava
Analiza številk ki kažejo učinkovitost
Nekatera področja vaše programske opreme so lažje preverljiva kot druga. Na splošno
bi se moralo relativno lažje oceniti tista področja, ki so namenjena avtomatizaciji
postopkov, kot sta tiskanje nalepk prejemnikov in obveščanje strank, če ste le določili
merila. Teže je oceniti tista področja, ki se nanašajo na zaposlenčevo nezadostno
poznavanje programske opreme. Če vaša revizija na primer kljub avtomatizaciji programske
opreme pokaže majhen napredek v splošnih napakah pri pošiljanju, se boste morda
morali vrniti k odgovornim zaposlenim. Prosite jih, naj vam natančno pokažejo, kako
uporabljajo programsko opremo."Podjetja pogosto ne razumejo, kakšen vpliv bo imela
nova tehnologija na njihove poslovne postopke. Če podjetje uvede novo tehnologijo
in ne izboljša neučinkovitih poslovnih postopkov, kot sta neučinkovita skupna raba
datotek ali uporaba ročne razveljavitve namesto avtomatiziranih postopkov, programska
oprema ni izpolnila pričakovanj." .
Priprava univerzalnega postopka
"Postopku vam ni treba slediti do podrobnosti. Vendar je podjetje bolj učinkovito,
če po implementaciji vaše aplikacije uporabljate univerzalne postopke, ki jih po
tem tudi držite." Drugi primeri za slabe poslovne postopke so tudi kopičenje informacij
in shranjevanje podatkov v namizju, kjer dostop do njih v nujnem primeru ni mogoč.
Drugi običajni postopki, na primer ali nepravilno nastavite varovanje ali uporabljate
gesla, ki se jih da hitro ugotoviti, lahko zelo ogrozijo podatke.Dejanski postopki,
ki jih uporabljate in ki se med podjetji razlikujejo, so za to razpravo manj pomembni
kot dejstvo, da jih niste spremljali na vseh področjih. Zaposlenim obljubite, da
bodo imeli težave, če tega ne bodo upoštevali.
Ustvarjanje neprekinjenega učnega kroga
Potem ko so vpeljala drago tehnologijo, podjetja prevečkrat zmanjšajo finančna sredstva
ali število zaposlenih, ki so jih pripravljena poslati na usposabljanje. Vendar
ko zaposleni ne upoštevajo vseh posebnosti programa ERP zaradi neprimernega usposabljanja
ali zaradi naravnega odpora do sprememb, se bodo prednosti programske opreme sčasoma
zabrisale, dokler ne boste uporabljali le neznatnega delež njenih zmogljivosti.
Na neki točki boste morali uporabiti osnovno usposabljanje zato, da boste zavarovali
vašo tehnološko investicijo. "Potrebujete stalne povratne informacije. Govorite
s končnimi uporabniki, da boste odkrili kakršne koli vrzeli v znanju in boste lahko
sprejeli popravne ukrepe. te se vašim končnim uporabnikom zdi, da je težava v programski
opremi, to domneva lahko postane resničnost."
Priprava na neizogibne luknje v varnosti
Veliko podjetij se v neki točki sooči z varnostnimi težavami. Za ustavitev delovanja
niso vedno nujne tehnološke napake. Naravne katastrofe, varnostne težave ali celo
sprememba poslovnega cikla lahko vplivajo na vaše strežnike in aplikacije. Ali je
vaše podjetje pripravljeno na spopad s temi posledicami? Za obnovo po katastrofi
potrebujete poseben načrt. Najprej morate določiti, katere so sestavine katastrofe.
Potem lahko izdelate načrt za stvari, nad katerimi nimate nadzora, npr. za vreme
ali za primer kraje." Vaše podjetje lahko npr. za zelo pomemben faktor tveganja
označi izgubo podatkov. V tem primeru morate periodično varnostno kopiranje podatkov
prestaviti na začetek svojega seznama. "Če ne pripravljate varnostnih kopij svojih
podatkov, je vaše tveganje zelo veliko ...... lahko pa imate naložene sisteme, ki
se varnostno kopirajo v lokalno shrambo, ki jo nato varnostno kopirate v oddaljeno
shrambo, ki se varnostno kopira na razmnoževalne trakove. V tem primeru pa tveganja,
da bi izgubili svoje podatke, skoraj ni."
Zmanjšajte tveganje implementacije
Prehod na nov
sistem je šok ozr. Sprememba za vsako podjetje, zatorej ne prehitevajte
dogodkov in postopkov. Zavedajte se, da zaposleni sprejemajo količino znanja ki
jim je tuja in težje razumljiva. Ne nazadnje se držite postopkov postopne implementacije
in ne hkratne implementacije vseh poslovnih procesov v podjetju. Izogibajte se podvojenim
kontrolam ob vnosu v dva sistema, saj pri njiju gre v večini primerov za nezdružljivo
situacijo. Zapomnite si, novega sistema ne vpeljujete zato da bi izgledal tako kot
vaš stari sistem, ker tega ne zmore, ne primerjate ga s starim sistemom, ker ste
ga najverjetneje zamenjali zato, ker vam ni odgovarjal. Osebe ki z vaše strani sodelujejo
pri implementaciji naj bodo na razpolago, in jih ne obremenjujte z dodatnimi nalogami
ali z rednim delom, ki bi oviral implementacijo.